美國留學(xué)生存貼 | 如何寫英文Email

Category: 申請求職, 美本申請 Date: 2018年6月6日下午3:51

在申請美國留學(xué)，無論是網(wǎng)申階段、網(wǎng)申?duì)顟B(tài)查詢、網(wǎng)申結(jié)果詢問、申請I-20等還是收到錄取結(jié)果階段，都有可能通過郵件和美國大學(xué)溝通。到了美國后，發(fā)郵件交作業(yè)或者與教授討論問題更成了學(xué)習(xí)生活中的家常便飯。所以，給學(xué)校發(fā)郵件是出國留學(xué)的基本技能。

不同于中國，在美國社會中郵件是最主要的線上交流和溝通方式，尤其是正式的場合里，郵件甚至可以被作為法律證據(jù)。所以在國內(nèi)習(xí)慣了，微信式快餐交流方式的同學(xué)們，到美國最重要的一件事就是學(xué)會如何準(zhǔn)確地發(fā)郵件。

今天就請跟隨美國教育在線小編學(xué)習(xí)一下如何書寫正式而且高效的郵件。

一封正式郵件的必備項(xiàng)就是：主題、稱謂、正文、結(jié)尾、落款簽名。

1Subject line 標(biāo)題

郵件主題經(jīng)常都有人忽略，要么就不寫，要么寫了，也不夠具體，從主題上別人就當(dāng)這封郵件是垃圾郵件。要知道你的老師、老板、同事、或者客戶可能每天要瀏覽幾十上百篇郵件，所以你需要給郵件一個(gè)簡單、明確、具體的標(biāo)題，讓對方看一眼標(biāo)題，甚至不用打開就知道這篇郵件要說什么。

比如，不只是寫“Application”，而是寫“Application of Reduce Load”

2Salutation 稱謂

跟對方郵件來往較多

用Hi XX或者Hello?XX，比如Hi William。這種方式通常是用來你和對方關(guān)系很熟，或者你已經(jīng)和對方來往過很多次郵件。不知道姓名的還可以直接用Hi。

頭一次跟對方聯(lián)系，或者不熟悉

要正式一點(diǎn)，最好用 “Dear+姓”，比如Dear Mr. Green, Mrs. Green。如果不知道對方（女性）是否已婚，用“Ms.”來代替“Miss”或“Mrs.”最保險(xiǎn)。如果不知道對方姓氏或性別，使用“Dear Sir/Madam”。

收件人不止一個(gè)

使用“Dear customers”或者“Dear partners”，給同事們可以寫“Dear All”

3Main point 正文

一般英文郵件剛開頭都要開始寒暄一下：

開場白

Hope you are well.

回復(fù)開場白

Further to our conversation earlier……

As discussed over the phone……

Thanks for your kind reply.

Thanks for the update on the situation.

Regarding...

As per my email sent on xxxx

Please help to clarify....

道歉

如果回復(fù)晚了，道歉該怎么表達(dá)？

Sorry for the late reply.

如果你出了小差錯(cuò)，比如發(fā)錯(cuò)郵件、搞錯(cuò)時(shí)間地點(diǎn)等，在重新發(fā)送郵件加以糾正時(shí)，在結(jié)尾加上 "Sorry for any inconvenience caused"。

但整體的正文內(nèi)容一定要抓住3C原則。

Deliver a Clear message
Use Correct grammar, vocabulary and punctuation
Be Concise

所以3C原則就是Clear清晰，Correct正確，Concise 簡明。記住重點(diǎn)在于更有效的傳達(dá)信息，用更簡單的句型和清晰的組織來使你寫的東西更易讀。

4Closing 結(jié)尾

常用結(jié)尾

Let me know if you have any questions or concerns.

If you have any questions, please feel free to reach me out.

Please let me know if there are questions.

深盼及早回復(fù)

We are looking forward to hearing from you.

We trust you will share us a feedback at your earliest.

We hope that you could reply us as early as you can.

我會與你保持聯(lián)絡(luò)，讓你知道事情的進(jìn)展

I will keep you posted.

I will keep you updated.

5Sign off 落款Formal正式

Yours sincerely,

Yours faithfully,

Semi-formal半正式

Kind regards,

Regards,

Informal 非正式

Take care,

All the best,

Signature Block 簽名，包括你的姓名 (name)、職稱 (title)、公司 (company)、聯(lián)絡(luò)信息 (contact?information) 等，比如：

TIPS 給教授發(fā)郵件的注意事項(xiàng)1. 郵件是永久性的。一旦你把它發(fā)出去了，就不可能再收回來了。只要教授收到了郵件，他就主宰了這封郵件的命運(yùn)，或者保存，或者是把郵件轉(zhuǎn)發(fā)給同事博取一笑(這是最糟的情況)――后果自負(fù)哦。

2. 郵件要發(fā)到你被告知的郵箱里。檢查，再檢查，看“發(fā)送到”那一欄的地址是不是正確。僅僅因?yàn)槟愕膵寢尯湍愕慕淌诘拿侄际?Lynn"，也沒有理由把你所有的愛都寄送到了Lynn教授那里吧。

3. 教授可能不使用大學(xué)的亂七八糟的郵箱系統(tǒng)。所以把郵件發(fā)送到他們真正在用的郵箱地址，而不是大學(xué)通訊錄上的郵箱地址。(檢查一下他們的個(gè)人摘要或者任務(wù)分配表來尋找一些線索。)

4. 教授可能不會打開一封發(fā)自luckydogpig@thepound.com的郵件。他們更喜歡打開那些來自比較有名的郵箱地址，就像you@theCruddyUniversityE-mailSystem.edu。

5. 主題欄要緊扣主題。在主題欄要對這封郵件有一個(gè)簡要的解釋。千萬不要包含一些要求，比如說“緊急請求--請立即回復(fù)”，可以很肯定的說，你的請求會像垃圾一樣處理掉。

6. 稱呼很重要。最安全的開頭方式是用“親愛的×××教授”。這樣的話你就不會再考慮這個(gè)教授是不是個(gè)博士或其他，并且當(dāng)你稱呼你的女教授“Ms”或者“Mrs.”也不會顯得像是個(gè)性別歧視者。

7. 清楚簡潔是最好的。你的教授每天會收到25-30封郵件，所以如果你的問題很簡潔明了那是最好的(一般把問題一條條列出來比較好)。如果你的問題表述的很詳盡或者多層面的，最好在教授的辦公時(shí)間面談，這樣教授就能夠更有效地幫你解決問題。

需要注意的是，再用附件發(fā)送論文初稿前，要確定他是不是愿意接受這樣長的文件。如果不，那就看一下他是否愿意在郵件主體讀一頁或者一個(gè)中心段。

最重要的是，附件里的論文不要用奇怪的格式。你也許認(rèn)為.odt格式的文件比較酷，也不用為OPEN OFFICE 付費(fèi)，但是當(dāng)教授發(fā)現(xiàn)他/她花了20分鐘找到的插件也打不開，還要花費(fèi)半個(gè)小時(shí)來下載Open Office。本來只需15分鐘的評分工作現(xiàn)在卻耗費(fèi)了一個(gè)小時(shí)，然后教授會給你評分嗎?你可以想象的。

8. 必須要告知教授已收到郵件。如果你的教授屈尊給你回答或者發(fā)送你需要的資料，一定要告訴他你已經(jīng)收到了。這樣，下次在課堂上看到你的時(shí)候，他們就會覺得你是個(gè)不錯(cuò)的學(xué)生。

9. 這不是大聲嚷嚷的爭吵。郵件不要都用大寫字母來寫，因?yàn)檫@是一種在郵件中表達(dá)憤怒或者其他強(qiáng)烈的感情的方式。沒有人喜歡喊叫的。

10. 沒有人真的喜歡表情符號和微笑符。請相信這一點(diǎn)。

11. 這不是Facebook。你寫給教授的郵件不要像你在朋友留言板上的留言一樣隨意。

重要提示：千萬不要和你的教授開玩笑，這個(gè)時(shí)候，無論多可笑都不可以。

12. 這不是寫即時(shí)消息....所以不要像寫短消息一樣用單詞的縮寫形式，你絕對是在冒風(fēng)險(xiǎn)，如果我說的不對請改正。

13. 這不是校園幽默。不要隨意拿以下的事情當(dāng)談資：你的論文很難搞，你那個(gè)“很衰”助教都不教些你想知道的東西，或者是你期中考試考了個(gè)很爛的分?jǐn)?shù)。

14. 這不是在評價(jià)你的教授。沒有教授想聽你評價(jià)他們的課堂表現(xiàn)，所以把你的意見留到期末評價(jià)中，你可以滔滔不絕地表達(dá)出你對老師的看法，而且是匿名的。

15. 拼寫錯(cuò)誤會使你看起來像個(gè)笨蛋。所以每次都要使用拼寫檢查，并校對你的郵件兩遍。

16. 最后的簽名很重要。每封郵件最后都要感謝教授抽出時(shí)間來幫助你，并以“Best Wishes、Regards”來結(jié)尾。(或者其他相關(guān)的正式語，但是要用友好的語氣。)然后簽上你的全名，而不是什么昵稱，就像Ry-Ry 或者 Biff。

17. 你的教授不想聽你講你的人生哲學(xué)。在你的郵件最后不要說什么你引用的宗教或者政治觀點(diǎn)。你永遠(yuǎn)不知道這些會不會冒犯你的教授。

18. 不要太過殷勤。在郵件中表現(xiàn)出禮貌和友好很重要，但是要適度，不要搞得像是在阿諛奉承。